Mengatur file kantor bisa menjadi tugas yang sulit, terutama jika Anda memiliki file dan dokumen dalam jumlah besar, tetapi itu tidak perlu menjadi proses yang menyakitkan. Merencanakan ke depan dan memutuskan sistem file dapat membantu Anda mengatur file agar sesuai dengan bisnis Anda dan memastikan bahwa Anda akan menemukan dokumen penting dengan lebih efisien. Setelah Anda memiliki file Anda dalam urutan yang baik, Anda kemudian harus tetap berpegang pada sistem yang konsisten untuk menjaga file Anda seperti itu.
Langkah
Metode 1 dari 3: Mengembangkan Sistem
Langkah 1. Buat kategori file
Hal pertama yang harus dilakukan jika Anda ingin mengatur file Anda adalah memutuskan kategori utama apa yang akan Anda gunakan untuk menyortir. Jenis kantor yang berbeda akan memiliki jenis kategori yang berbeda, tetapi sistem umumnya sama. Anda perlu mencari tahu sistem yang menyortir file Anda dengan cara yang berarti.
Misalnya, jika Anda bekerja di kantor hukum dan perlu mengatur file klien, Anda dapat mengurutkan berdasarkan jenis kasus umum: litigasi, pengesahan hakim, korporat, administratif, dan lainnya
Langkah 2. Siapkan subkategori
Dalam setiap kategori, Anda bisa menjadi lebih spesifik dengan mengembangkan daftar subkategori. Setiap lembar kertas yang perlu diajukan dapat didefinisikan dengan dua istilah -- kategori umum dan kemudian subkategori.
Misalnya, jika Anda menyiapkan sistem pengarsipan untuk masalah keuangan, Anda mungkin memiliki kategori umum "Pembayaran Keluar", dan kemudian menyiapkan subkategori vendor, pemasok, layanan, profesional, dan biaya administrasi
Langkah 3. Gunakan sistem kode warna
Ini terdengar sederhana, tetapi ini bisa menjadi cara yang sangat efektif untuk mengatur file Anda untuk akses cepat. Putuskan berapa banyak kategori berbeda yang akan Anda miliki dalam sistem pengarsipan Anda, dan kemudian gunakan banyak folder berwarna berbeda itu.
Alih-alih menggunakan folder yang sepenuhnya berwarna, Anda dapat menggunakan folder manila biasa dan mendapatkan stiker berwarna. Anda kemudian dapat menempelkan stiker di tab atas, di tepi folder, atau keduanya untuk visibilitas lebih
Langkah 4. Beri label file
Setiap file di kantor Anda sekarang memiliki tempat yang jelas. Anda harus menulis label pada tab setiap folder dengan jelas dan rapi sehingga Anda tahu di mana tempatnya. Label pada setiap folder individu harus dimulai dengan kategori umum dan kemudian diikuti oleh subkategori khusus. Misalnya, folder yang berisi catatan pembayaran ke vendor Anda akan memiliki label, “Pembayaran Keluar / Vendor.”
- Label pada setiap file harus dicetak serapi dan sekonsisten mungkin. Anda dapat dengan mudah membeli paket perangkat lunak yang memungkinkan Anda memformat label, sehingga Anda dapat mengetik dan mencetaknya menggunakan komputer Anda.
- Jika Anda mencetak label dengan komputer, Anda harus menggunakan ukuran dan gaya font yang konsisten. Jika Anda mencetak dengan tangan, Anda harus berusaha untuk konsisten dan serapi mungkin.
Langkah 5. Urutkan file berdasarkan abjad
Ketika sistem pengarsipan Anda dibuat dan Anda telah membuat semua folder Anda, lalu susunlah. Anda harus mengurutkan folder umum menurut abjad. Dalam setiap folder umum, semua subkategori juga harus diurutkan menurut abjad.
Anda dapat memilih untuk mengurutkan beberapa informasi berdasarkan tanggal daripada label topik. Jika demikian, maka Anda perlu memutuskan sendiri apakah lebih masuk akal untuk mengurutkan file Anda dengan item terbaru di depan dan pindah ke yang terlama, atau sebaliknya
Langkah 6. Sisakan beberapa inci ruang di setiap laci arsip
Saat Anda membangun sistem pengarsipan Anda, Anda perlu meninggalkan ruang untuk file tumbuh. Seiring berjalannya waktu, Anda pasti akan menerima lebih banyak kertas untuk ditambahkan ke setiap folder. Sisakan ruang untuk file Anda untuk diperluas. Jika tidak, Anda akan memiliki tugas yang sulit nanti untuk memindahkan seluruh bagian atau laci file untuk memberi ruang.
Metode 2 dari 3: Menyortir File yang Tidak Diatur
Langkah 1. Kumpulkan semua bahan yang perlu diarsipkan
Jika Anda memulai dengan kumpulan kertas yang belum tertata dan berantakan, Anda harus mulai dengan menyatukan kertas-kertas tersebut. Temukan tempat kerja dan kumpulkan semuanya dalam satu tumpukan. Anda kemudian akan dapat bekerja pada pengorganisasian.
Langkah 2. Pisahkan kertas menjadi dua kelompok untuk "tindakan" dan "pengarsipan
Sebagai langkah awal, Anda harus membuat folder atau tumpukan untuk segala sesuatu yang membutuhkan tindakan segera. Surat-surat ini tidak boleh diajukan, atau Anda mungkin tidak ingat untuk melakukan pekerjaan yang perlu dilakukan. Sisihkan folder "tindakan" ini untuk segera ditangani. Kemudian dilanjutkan dengan pengarsipan surat-surat yang tersisa.
Atur file "tindakan". Kertas-kertas yang harus segera ditangani sebaiknya disortir ke dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil berdasarkan pekerjaan yang perlu Anda lakukan. Misalnya, atur subkategori seperti menelepon, menulis, mengirim, dan membayar
TIPS AHLI
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Langkah 3. Ambil setiap kertas satu kali
Saat Anda memilah-milah kertas longgar yang Anda arsipkan, buat keputusan tentang masing-masing saat Anda meninjaunya. Ambil kertas itu, bacalah, putuskan kategori dan subkategori mana yang termasuk dalam sistem pengarsipan Anda, lalu simpan. Bekerja dengan cara ini akan membantu Anda dengan konsistensi dalam pengarsipan Anda dan akan membantu Anda menghemat waktu dengan menangani setiap item hanya sekali.
Saat Anda meninjau setiap item, Anda harus menentukan apakah Anda perlu menyimpannya. Jika kertas adalah sesuatu yang telah ditangani dan bukan sesuatu yang perlu Anda simpan sebagai catatan, maka pertimbangkan untuk membuangnya daripada mengarsipkannya
Langkah 4. Buka setiap item
Sebagian besar kertas yang Anda miliki mungkin datang dalam bentuk korespondensi dan kemungkinan besar berada dalam amplop dan dilipat. Keluarkan kertas dari amplopnya, buka hingga rata, lalu arsipkan. Mengarsipkan setiap kertas dengan cara ini membantu folder Anda masuk secara seragam di laci arsip, tanpa menggembung di tempat tumpukan kertas yang terlipat.
- Putuskan apakah Anda perlu menyimpan amplop. Dalam kebanyakan kasus, amplop tidak diperlukan dan dapat dibuang. Namun, jika Anda yakin Anda mungkin memerlukan bukti pengiriman atau bukti cap pos, maka Anda harus menstaples amplop ke kertas dan menyimpannya bersama-sama.
- Beberapa kertas harus dijilid bersama. Ini akan mencegah hal-hal dari mendapatkan terpisah atau hilang. Staples lebih disukai daripada klip kertas karena (a) mereka lebih cocok di dalam file dan (b) mereka tidak memiliki masalah untuk terlepas.
Metode 3 dari 3: Memelihara File Anda
Langkah 1. Gunakan keranjang "Untuk Mengajukan"
Ketika korespondensi baru memasuki kantor Anda atau ketika dokumen baru dibuat, Anda mungkin tidak dapat langsung mengajukannya. Anda harus menempatkan segala sesuatu yang perlu diajukan di satu tempat untuk diajukan bila Anda bisa. Keranjang di meja Anda, berlabel “To File”, adalah cara yang baik untuk menyisihkan kertas-kertas ini sampai Anda siap.
Langkah 2. Tentukan waktu yang konsisten untuk mengerjakan pengarsipan
Jika Anda bisa, jadwalkan waktu yang konsisten setiap hari atau minggu agar Anda dapat mengerjakan pengajuan makalah baru. Jika Anda menjadikan pengarsipan sebagai bagian rutin dari rutinitas Anda, kemungkinan besar Anda akan mengikutinya.
- Misalnya, Anda dapat menyisihkan setengah jam terakhir setiap hari untuk mengarsipkan surat kabar hari itu. Jika ini tidak cukup waktu, maka Anda dapat mencoba melakukan pengarsipan dua kali setiap hari, tepat sebelum Anda pergi makan siang dan sebelum berangkat hari itu.
- Kunci sukses adalah konsistensi dan pengulangan.
Langkah 3. Pastikan bahwa orang lain yang memiliki akses ke file memahami sistem
Jika Anda adalah satu-satunya orang yang menggunakan file Anda, maka Anda seharusnya dapat dengan mudah mempertahankan urutan yang telah Anda buat. Namun, jika orang lain perlu menggunakan kertas dalam file Anda, Anda harus memastikan bahwa mereka memahami -- dan mengikuti -- sistem yang telah Anda buat. Memiliki sistem pengarsipan tidak membantu jika kertas salah arsip dan dimasukkan ke folder yang salah.
Jika mungkin lebih efisien dan lebih efektif jika Anda menawarkan untuk mendapatkan sesuatu yang mungkin dibutuhkan orang lain di kantor Anda, dan kemudian meminta mereka untuk mengembalikan semuanya langsung kepada Anda. Kemudian Anda dapat yakin bahwa semuanya akan diisi ulang dengan benar
Langkah 4. Simpan dokumen penting di tempat yang aman
Beberapa bahan khusus mungkin perlu disimpan di lokasi khusus yang terpisah. Misalnya, beberapa kertas mungkin perlu disimpan di brankas atau di kotak kunci tahan api. Anda bahkan mungkin perlu menyimpan beberapa materi di luar lokasi, di brankas bank, atau di kantor pengacara perusahaan Anda.
Langkah 5. Tinjau file Anda secara teratur
Setidaknya setahun sekali, atau lebih sering jika perlu, Anda harus menyisihkan waktu untuk meninjau file Anda. Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk memutuskan apakah ada kertas atau seluruh folder yang dapat dibuang atau mungkin dipindahkan ke fasilitas penyimpanan di luar lokasi. Jika sesuatu tidak akan pernah dibutuhkan lagi, maka Anda harus membuangnya. Jika itu adalah sesuatu yang tidak Anda harapkan untuk digunakan secara teratur tetapi mungkin perlu disimpan sebagai catatan, maka Anda harus mengirimkannya ke penyimpanan.
