Memo, atau memorandum, adalah pesan yang disesuaikan dengan audiens tertentu untuk memberi tahu mereka tentang sesuatu. Memo adalah dokumen kantor umum, sehingga dapat mencakup berbagai topik dan didistribusikan dalam salinan kertas, melalui faks atau email. Umumnya, formalitas memo Anda tergantung pada organisasi tempat Anda bekerja dan sifat hukum dari topik tersebut. Sebuah memo renovasi bangunan umumnya untuk memberitahu penyewa, karyawan, pemilik atau pekerja tentang renovasi yang diperlukan yang akan mempengaruhi lingkungan mereka. Cari tahu cara menulis memo untuk renovasi gedung.
Langkah
Langkah 1. Minta salinan memorandum sebelumnya
Anda bisa merasakan nada dan formalitas organisasi Anda dengan melihat contoh pemberitahuan sebelumnya. Minta atasan Anda untuk hanya memberikan sampel yang mereka senangi.
Langkah 2. Dapatkan salinan informasi kontak untuk semua orang yang terpengaruh oleh memo ini
Anda perlu mengirimkan salinan kepada masing-masing pihak, dan mungkin perlu beberapa hari atau minggu untuk mendapatkan semua alamat atau email yang diperlukan.
Langkah 3. Kumpulkan fakta-fakta yang diperlukan untuk membuktikan perlunya renovasi gedung
Jika dewan perumahan atau apartemen telah mengesahkan mosi untuk menyetujui renovasi, mintalah salinan mosi tersebut, sehingga dapat diminta atau didistribusikan. Semakin besar renovasi, semakin banyak bukti yang Anda perlukan.
Langkah 4. Tetapkan tenggat waktu
Untuk renovasi besar, Anda mungkin ingin mengirim memo jauh-jauh hari sebelumnya sehingga mereka dapat membuat akomodasi yang diperlukan. Jika renovasi dilakukan pada menit-menit terakhir, tentukan tanggal dan waktu akan dilakukan, termasuk waktu bagi orang-orang untuk membuat akomodasi mereka.
Langkah 5. Tulis garis besar memo Anda
Setiap bagian dari tulisan bisnis digunakan untuk meyakinkan pembaca tentang sesuatu. Di bawah judul, buat draf yang mencakup topik memo, deskripsi, tenggat waktu dan tanggal, bukti dan informasi kontak untuk tindak lanjut.
Langkah 6. Susun memo Anda
Gunakan logo dan struktur perusahaan, jika itu akan menjadi memo yang diproduksi atas nama perusahaan. Berikut ini adalah panduan untuk memformat memo:
- Tempatkan nama penerima di sudut kiri atas dokumen pengolah kata. Ini bisa berupa nama umum atau khusus, tetapi harus mudah dikenali, sehingga orang tersebut tahu bahwa memo renovasi bangunan terkait dengannya.
- Selanjutnya, ketik orang, orang atau perusahaan yang menulis memo. Jika Anda menulis memo untuk departemen atau perusahaan, Anda mungkin perlu meminta persetujuan sebelum mengirimkan memo atas nama orang lain.
- Cantumkan tanggal di bawah ini. Memo harus dibuat cukup cepat, karena biasanya meminta seseorang untuk memperhatikan sesuatu pada waktu yang tepat.
- Tulis subjek memo renovasi gedung, menggunakan kata-kata deskriptif terbaik. Misalnya, alih-alih menulis "Subjek: Renovasi Gedung", tulis "Perbaikan Lift, 30 Agustus pukul 06:00 hingga 08:00."
- Tulis isi pesan. Tulis tujuan, mengapa renovasi perlu, mengapa renovasi bermanfaat bagi pembaca dan bukti yang diperlukan, seperti kode bangunan atau masalah keamanan. Langsung; usahakan untuk tidak menyertakan tulisan yang tidak mendukung pesan Anda.
Langkah 7. Sertakan poin-poin atau daftar, jika perlu
Orang lebih cenderung membaca memo yang bukan blok teks. Karena memo cukup informal, Anda dapat membuat daftar berpoin atau menggunakan teks tebal untuk menyorot bagian tertentu dari tenggat waktu atau tujuan renovasi.
Langkah 8. Edit memo Anda menjadi 1 halaman
Jika Anda memberikan memo kepada banyak orang, cara terbaik untuk memastikan mereka akan membacanya adalah dengan membuatnya singkat. Jika terlalu panjang dan tujuannya tidak segera jelas, mereka dapat menyimpannya sampai mereka memiliki waktu luang.
Ini tidak berlaku untuk memorandum hukum dan beberapa memo perusahaan yang mencakup laporan pembangunan atau mosi dewan. Pastikan Anda tahu berapa lama audiens Anda mengharapkan
Langkah 9. Buktikan memo Anda untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa
Jika kemampuan menulis Anda tidak kuat, berikan kepada atasan atau rekan kerja yang bisa mengeditnya.
Langkah 10. Tanda tangani surat itu
Setelah disetujui, Anda akan ingin menandatangani dan memberi tanggal untuk menjadikannya resmi. Sertakan informasi kontak Anda, dan informasi kontak siapa pun yang dapat mereka ajukan pertanyaan di bagian bawah memo.
Langkah 11. Sertakan lampiran yang diperlukan
Cetak salinan memo dan lampiran untuk setiap kontak Anda. Tempelkan ke memo sebelum mengirimkannya.
Langkah 12. Kirimkan memo Anda tepat waktu
Orang akan membutuhkan waktu untuk membuat rencana selama renovasi, jadi cobalah untuk menyampaikan informasi kepada mereka saat diumumkan.
