Ketika meja Anda berantakan, itu bisa membuat Anda lebih sulit untuk melihat hal-hal yang perlu Anda selesaikan. Perangkat elektronik menumpuk, kertas berserakan di mana-mana dan seluruh desktop menjadi penuh dengan barang-barang tidak terpakai yang menghalangi. Namun, dengan beberapa alat baru dan sedikit pengetahuan organisasi, Anda dapat sepenuhnya merombak tata letak meja kantor Anda dengan konfigurasi baru yang meningkatkan efisiensi dan menghilangkan gangguan. Kuncinya terletak pada pemanfaatan ruang yang Anda miliki dengan benar, dan menciptakan ruang baru di tempat yang paling Anda butuhkan.
Langkah
Metode 1 dari 3: Mengurangi Kekacauan
Langkah 1. Buang sampah dan barang-barang yang tidak dibutuhkan
Mulailah pembersihan total dari semua barang yang mengganggu, asing, atau tidak relevan yang memenuhi meja Anda. Ini termasuk dokumen kedaluwarsa, surat sampah, kotak kosong dan perlengkapan kantor lama atau tidak terpakai, serta kekacauan yang lebih jelas seperti paket makanan.
- Saat membersihkan meja Anda, singkirkan sebanyak mungkin hal yang bisa Anda lakukan tanpanya. Semakin banyak Anda membuang, semakin banyak ruang yang tersisa untuk menyelesaikan pekerjaan nyata.
- Letakkan keranjang sampah di samping meja Anda agar sampah tidak terus menumpuk.
Langkah 2. Putuskan apa yang perlu tetap ada di desktop Anda dan apa yang tidak
Urutkan item yang tersisa ke dalam kelompok berdasarkan pentingnya mereka untuk pekerjaan Anda dan seberapa sering Anda menggunakannya. Persediaan yang Anda gunakan setiap hari dapat diatur di dalam desktop organizer yang masuk akal atau dibuang ke dalam laci yang dapat dijangkau, sementara barang-barang yang tidak penting harus dipindahkan ke tempat yang jauh atau dibuang seluruhnya.
- Jika Anda bingung tentang cara terbaik untuk melanjutkan, mulailah dengan memberi peringkat materi kerja Anda dari 1 hingga 4 dalam hal kedekatannya. Item yang menerima peringkat 1 dapat tetap berada di desktop; item dengan peringkat 2 bisa masuk laci; mereka dengan 3s harus ditempatkan di penyelenggara terpisah dan mereka dengan 4s dapat dimasukkan ke dalam penyimpanan.
- Untuk menambah ruang Anda secara keseluruhan, Anda perlu membuat pendekatan minimalis yang lebih terfokus pada jenis barang yang Anda simpan di sekitar Anda.
Langkah 3. Turunkan ke perabotan yang lebih ramping
Anda mungkin memiliki barang-barang di meja Anda yang Anda anggap penting yang tetap menghabiskan lebih dari bagian yang adil dari ruang kerja. Evaluasi kembali benda-benda besar, berat, atau berbentuk aneh dan lihat apakah akan bermanfaat untuk menggantinya dengan versi yang lebih kecil dan lebih hemat ruang. Misalnya, Anda mungkin dapat melacak sumber cahaya yang lebih ringkas untuk menggantikan lampu meja besar yang sudah ketinggalan zaman.
- Ini akan memberi Anda alasan praktis untuk melakukan sedikit belanja untuk diri sendiri-jenis produk kantor yang dijual saat ini cenderung lebih kecil dan lebih ramping dibandingkan dengan rekan-rekan mereka yang lebih tua.
- Cari barang yang memiliki banyak kegunaan, seperti kereta printer yang berfungsi ganda sebagai lemari arsip atau papan nama yang juga menampung pena.
Langkah 4. Kurangi efek pribadi
Meskipun baik untuk moral Anda untuk menyimpan beberapa foto anak-anak Anda atau berbagai pernak-pernik budaya pop di sekitar ruang kerja Anda, terlalu banyak dari benda-benda ini mulai menghabiskan ruang meja yang berharga. Mereka juga dapat dengan mudah menjadi pengalih perhatian, karena Anda akan tergoda untuk berhenti dan mengaguminya sepanjang hari.
- Batasi barang-barang pribadi Anda pada beberapa barang kecil, seperti potret berbingkai anjing keluarga atau kepala berbandul Garfield.
- Pelajari pedoman dekorasi majikan Anda untuk mendapatkan gambaran tentang berapa banyak yang boleh disimpan.
Langkah 5. Sisakan banyak ruang untuk bekerja
Bagian tengah meja Anda harus disediakan untuk komputer atau dokumen penting Anda. Pisahkan area kecil ke satu sisi meja dan gunakan ini untuk menyelesaikan dokumen. Beri diri Anda banyak ruang siku sehingga Anda tidak merasa terkekang saat melakukan tugas sehari-hari.
Hindari membiarkan barang-barang lain melayang ke ruang yang telah Anda sisihkan untuk fungsi pekerjaan utama Anda
Metode 2 dari 3: Memanfaatkan Ruang Penyimpanan Anda dengan Sebaik-baiknya
Langkah 1. Gunakan laci Anda
Tempatkan persediaan dasar dan barang-barang yang paling sering digunakan di laci atas agar mudah dijangkau. Ini termasuk hal-hal seperti peralatan tulis, amplop, formulir penting dan folder file. Simpan laci bawah untuk persediaan cadangan, bahan referensi, dan dokumen yang hanya perlu Anda lihat sesekali. Luangkan sedikit waktu ekstra untuk mengatur isi laci meja Anda sehingga Anda tahu persis di mana semuanya berada saat Anda membutuhkannya.
- Persediaan pada kertas fotokopi, isi ulang kartrid printer, pena tinta, staples, dan barang-barang lain yang cenderung Anda lalui dengan cepat untuk membuat cache persediaan yang siap pakai.
- Laci adalah zona yang sangat berisiko untuk kekacauan. Buka laci Anda setiap beberapa minggu dan singkirkan apa pun yang tidak Anda perlukan yang mengganggu efisiensi tata letak meja Anda.
Langkah 2. Investasikan dalam organizer laci
Semua ruang laci di dunia tidak akan ada gunanya jika laci itu sendiri berantakan. Berhenti hanya membuang barang-barang ke meja Anda dan alih-alih gunakan laci organizer terkotak yang melakukan pekerjaan menyortir dan menyimpan untuk Anda. Penyelenggara khusus akan terbukti berguna hari demi hari, karena mereka memungkinkan Anda untuk memisahkan persediaan sesuai keinginan Anda sambil menyimpannya bersama di satu tempat.
- Beri label pada berbagai kompartemen di laci organizer Anda sehingga isinya dapat segera dikenali.
- Untuk meja yang sangat besar atau penuh, coba jalankan dengan beberapa pengatur dengan ukuran dan konfigurasi berbeda yang kondusif untuk melacak persediaan Anda.
Langkah 3. Miliki tempat khusus untuk perangkat elektronik
Jika laptop, tablet, atau ponsel cerdas Anda memainkan peran integral dalam pekerjaan Anda, jangan ragu untuk meninggalkannya, tetapi pisahkan ke salah satu sudut atau laci khusus. Dengan begitu, mereka tidak akan menyebar di desktop. Cobalah untuk tidak mengandalkan terlalu banyak perangkat sekaligus, karena mereka dapat dengan cepat menjadi kejengkelan daripada bantuan.
- Siapkan “stasiun pengisian” di dekat stopkontak atau strip listrik tempat perangkat Anda dapat tetap terhubung dan siap digunakan.
- Secara umum, sebaiknya gunakan perangkat digital Anda hanya saat benar-benar diperlukan. Elektronik juga berkontribusi pada banyak kekacauan mental.
Langkah 4. Jauhkan tas dan tas kerja
Ransel, dompet, tas laptop, kotak makan siang, dan pembawa lainnya berukuran besar dan memakan banyak ruang, jadi tidak masuk akal untuk menutupi meja Anda dengannya. Simpan aksesori ini di tempat lain, sebaiknya di samping atau di bawah meja Anda di mana mereka dapat diakses tanpa hambatan. Cobalah untuk mengemas barang-barang penting Anda dalam tas sesedikit mungkin dalam perjalanan ke tempat kerja setiap hari.
- Manfaatkan loker atau ruang istirahat untuk menyimpan barang-barang pribadi jika perusahaan Anda menawarkannya.
- Saat menyimpan aksesori yang lebih besar di lantai, cobalah untuk tidak menghalangi ruang berjalan yang ada.
Metode 3 dari 3: Memperkenalkan Alat dan Sumber Daya Baru
Langkah 1. Investasikan dalam baki kertas
Jika Anda belum menggunakan baki kertas, Anda kehilangan ruang meja yang penting dan alat pengorganisasian yang sangat berharga. Baki kertas memiliki beberapa tingkatan yang dapat Anda gunakan untuk membagi dokumen masuk, keluar, dan dalam proses, yang akan sangat menyederhanakan alur kerja Anda. Ini berarti Anda tidak perlu lagi menggali tumpukan kertas yang tidak teratur.
- Pertimbangkan untuk menerapkan dua baki terpisah: satu untuk pekerjaan saat ini dan satu lagi untuk file yang tidak Anda perlukan tetapi belum diarsipkan.
- Anda juga dapat menggunakan baki kertas untuk menyortir dan menanggapi email tak terjawab yang menumpuk.
Langkah 2. Simpan dokumen dalam kotak
Kertas-kertas yang tidak Anda butuhkan setiap hari dapat dipesan, dijepit atau dimasukkan ke dalam map manila dan disimpan dalam kotak penyimpanan berlabel. Anda kemudian dapat menemukan tempat untuk kotak-kotak ini di sekitar meja atau kantor Anda, atau di fasilitas penyimpanan dokumen yang ditentukan perusahaan Anda.
- Kotak penyimpanan akan melindungi dokumen penting dari kerusakan, tumpahan dan secara tidak sengaja salah tempat atau dibuang.
- Pastikan semua kotak diberi label dengan benar dan diarsipkan secara sistematis.
Langkah 3. Simpan peralatan tulis Anda di satu tempat
Untuk mencegah pena, pensil, dan stabilo yang lepas hilang di bagian bawah laci sampah, ikat dan kelompokkan dalam baki atau wadah cangkir. Buat rumah untuk penyelenggara di suatu tempat di desktop Anda sehingga Anda akan selalu memiliki alat tulis yang berguna.
- Buang semua peralatan yang rusak, kering, atau tidak memiliki tutup.
- Jangan lupa untuk menyimpan beberapa paket pena dan spidol cadangan di laci bawah jika Anda kehabisan.
Langkah 4. Gantung papan buletin kecil di dekatnya
Anda dapat menggunakan papan buletin gabus sederhana untuk menempelkan pemberitahuan, menempelkan pengingat Post-It, dan menyimpan dokumen penting di depan mata. Jika Anda memiliki kantor untuk diri sendiri, pasang papan buletin di dinding di suatu tempat yang terlihat. Jika Anda bekerja di ruang bersama, coba hubungkan ke pembatas bilik atau bahkan sisi meja.
- Papan buletin sangat hemat ruang, karena memungkinkan Anda untuk menghapus objek dari meja Anda sepenuhnya.
- Memposting foto atau dekorasi pribadi di papan buletin akan mengosongkan ruang di desktop Anda untuk item yang lebih penting.
Tips
- Periksa dan bersihkan, rapikan, dan atur ulang meja Anda setiap beberapa minggu. Tidak masuk akal untuk membangun sistem baru untuk menjaga barang-barang Anda tetap teratur jika Anda tidak menaatinya.
- Perhatikan alur kerja normal Anda dan terus merampingkan tata letak dan konfigurasi meja Anda. Organisasi yang efektif adalah upaya berkelanjutan.
- Selalu buang sampah segera. Semakin lama Anda menunggu untuk membuangnya, semakin besar kemungkinan Anda membiarkannya tidak terkendali.
- Jika Anda bekerja di ruang bersama, lihat apakah rekan kerja Anda bersedia bekerja sama dengan Anda untuk menghasilkan langkah-langkah organisasi hemat ruang dan solusi penyimpanan.
